La comunicación rápida y eficaz resulta fundamental para conseguir éxito y productividad, sobre todo en el caso de organizaciones híbridas; por este motivo, cada vez más empresas confían en una solución de chat en la nube. Por ellos hemos reunido algunas prácticas recomendadas y nuestros consejos profesionales preferidos sobre Zoom Chat para ayudarle a sacar el máximo partido de la solución.
1.- Mantenga una buena organización.
El chat es una vía eficaz de comunicación tanto con personas como con equipos de toda la organización. Pero si no se tiene cuidado, las conversaciones importantes o aquellos canales en los que participe con frecuencia pueden ser difíciles de encontrar y seguir.
Para mantener una buena organización y tener a mano las conversaciones importantes, puede:
- Destacar sus chats y canales favoritos para mantenerlos en la parte superior de las secciones.
- Efectuar limpieza con frecuencia para eliminar chats o canales antiguos que ya no sean importantes para usted. Si posee un canal, tómese la libertad de eliminarlo una vez que finalice un proyecto o deje de tener relevancia.
- Evitar tener demasiados chats de grupo. Los chats de grupo sin nombre pueden ser difíciles de localizar con posterioridad. Cuando los proyectos requieran comunicaciones continuas, cree canales con un título breve y descripción para que el propósito sea claro y el canal sea fácil de localizar.
2.- Utilice la búsqueda y los accesos directos
Con un flujo constante de información, archivos y contactos que llegan a través del chat, una buena herramienta de búsqueda es una aliada para cualquier solución de mensajería empresarial. Utilice la función de búsqueda para localizar fácilmente chats, archivos, canales y contactos.
También puede restringir la búsqueda para incluir únicamente menciones a usted en el chat o buscar exclusivamente chats y archivos marcados, lo que ayuda a filtrar información de otros chats para poder encontrar justo lo que esté buscando.
3.- Establezca límites
Sin lugar a dudas, existen ventajas y desventajas a la hora de disponer de un chat en su dispositivo móvil. Puede comunicarse con sus compañeros desde casi cualquier lugar y en cualquier momento. No obstante, el flujo constante de mensajes puede interrumpir su jornada o interferir en su vida personal.
Afortunadamente, puede usar algunas funciones de chat para restablecer el equilibrio entre trabajo y vida privada:
- No sienta la obligación de responder de inmediato: active la función «No molestar» para deshabilitar las notificaciones e indicar que no está disponible para otros usuarios, lo que le ayudará a disponer del tiempo y el espacio que necesita para concentrarse o relajarse.
- Gestione las notificaciones: para evitar distracciones durante la jornada laboral o en su tiempo libre, personalice las notificaciones o silencie los canales para asegurarse de que solo recibe las de mensajes urgentes o importantes.
4.- Haga uso de las integraciones
Reduzca al mínimo los saltos entre sus aplicaciones favoritas y mejore la productividad utilizando integraciones de aplicaciones junto con el chat. Por ejemplo, con una integración en calendario de Zoom, la automatización de presencia le muestra automáticamente como no disponible cuando esté participando en un evento del calendario.
También puede usar aplicaciones como Jira Notifications, que permite configurar un canal de chat para recibir y enviar automáticamente notificaciones para proyectos específicos que esté siguiendo en Jira.
5.- ¡Diviértase!
Introducir un poco de diversión en la jornada laboral puede ayudar a aliviar el estrés y crear esa química de equipo que facilita el intercambio abierto y libre de ideas. Para fomentar la unión en la comunidad de trabajo y divertirse un poco con sus compañeros, cree canales para compartir intereses como la cocina, la música, los encuentros locales, la lectura o los juegos.
También puede utilizar funciones de chat, como los emojis y GIF para aportar un poco de frivolidad y risas a las conversaciones cotidianas, y expresarse de la mejor manera en cada situación. Puede incluso cargar su propio emoji haciendo clic en el icono de emoji de Zoom Chat y, a continuación, en el icono de corazón para luego hacer clic en Editar y Cargar emojis.
Consejos adicionales.
Otros consejos útiles sobre chat del equipo de Zoom:
- Anotación de capturas de pantalla: «La anotación de capturas de pantalla incorporada ha supuesto para mí un cambio en las reglas del juego. Me encanta poder anotar en una captura de pantalla y enviarla por Zoom Chat sin cargar nada». David B.
- Notificarme: «Un consejo sencillo es “Notificar cuando esté disponible” sobre las personas con las que tengo que hablar». Dan J.
- Anclar mensajes: «Es algo superfácil de hacer, pero si está en un #chatdeproyecto, y tiene un plan de proyecto y presentación maestra con fechas, POC, etc, ÁNCLELO en el grupo de chat para que todos puedan ver la fuente de datos de dicho proyecto/entrega». Killian M.