Tips para hacer una reunión en línea. Parte 1
Ahora sabemos qué hacer antes de una reunión en línea, pero toma en cuenta lo siguiente para que durante la realización de dicha junta sea todo un éxito.
Reunión en línea – empresa
Comenzar a tiempo: es injusto (y poco profesional) para las personas que inician sesión a tiempo para esperar, y detiene la reunión antes de que comience.
Es posible que desee agregar una nota a la agenda para que los que llegan tarde esperen a que el facilitador anuncie que se han conectado o el participante puede enviar un mensaje al grupo usando la función de «notas» o «comentario» en el software.
Presentaciones: dé la bienvenida a los participantes en la reunión para darles una introducción y para que otros sepan quién está en la reunión virtual.
Usar nombres: Usar nombres al dirigirse a una persona o al repetir un punto de esa persona ayudará a los participantes a recordar quién está en la reunión y a ayudar a los participantes a mantenerse conectados personalmente a la reunión.
No realice varias tareas : como facilitador, tiene una gran responsabilidad (es decir, mirar el reloj, tomar notas breves y asegurarse de que la discusión se esté moviendo), así que tenga cuidado con la pelota y manténgase enfocado
Incorpore el botón de silencio: si tiene un gran grupo de participantes juntos en la pantalla al mismo tiempo, podría haber mucho ruido de fondo y convertirse en una distracción.
Está perfectamente bien silenciar a todos sus participantes mientras habla para dar una introducción. Use la función de preguntas del software de reuniones u otra señal para que los participantes prácticamente «levanten la mano» y luego puedan abordar la pregunta o pueden agregar algo al tema.
Mantenga un ritmo de avance: en una reunión en persona tiene el lujo de pistas como sonrisas o suspirar de lado a lado, mirar a los ojos, adormecerse o ver a la gente revisar su teléfono. Por lo tanto, tenga en cuenta el tiempo y la agenda para que la reunión no se aleje de usted. Calcule cuándo puede pasar al siguiente tema.
Puede usar preguntas como «¿Tenemos suficiente información para seguir adelante o necesita más tiempo?» O «¿Alguien más quiere agregar una idea o sugerencia?»
Comparta el aire: anote quién no participa y llámelos periódicamente para agregar contenido de una manera suave. La desventaja de las reuniones virtuales es que pueden convertirse en una conversación entre el anfitrión y un participante.
Uno de sus roles como facilitador es conseguir que todos los participantes se relacionen entre sí y con el tema.
Resumen al final de la reunión: deje en claro los próximos pasos o fechas de vencimiento y asegúrese de que las personas sepan de qué tareas son responsables. Si se trata de una reunión de intercambio, resalte algunos puntos clave y felicite a algunas ideas que resonaron con el grupo.
Preguntas y respuestas: deje tiempo para Q / A. Una vez que haya terminado de mostrar su presentación o compartir ideas, y todavía tenga a todos en el sistema de video colaboración, asegúrese de abrir el «piso virtual» para preguntas y discusiones en caso de que haya puntos para aclarar o agregar.
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