Una nueva (no tan nueva realmente) manera de innovar en tu empresa es creando pequeños espacios de trabajo abiertos, donde se puede colaborar y tener pequeñas juntas rápidas. Eso es un Huddle Room.
Un Huddle Room es un espacio ideal para 3 o 4 personas que permite la realización de reuniones corporativas rápidas y a la vez reuniones a distancia gracias a que contiene la tecnología necesaria para realizar una videoconferencia, ya que cuentan con un display, conectividad wife, hardware de colaboración multimedia y un pequeño pero robusto sistema audiovisual.
Y aunque actualmente mucho lo ven como moda, va más allá de simplemente eso; ya que atrae varios beneficios que hacen que pensemos en realmente aplicar estos métodos en nuestros espacios.
Algunos de los beneficios son:
- Espacios para exponer ideas y resultados «rápidos».
Al modificar la forma de las oficinas, se ha dejado menos espacio para salas de juntas formales. Así que esas pequeñas reuniones entre los
integrantes de un departamento que muchas veces surgen de imprevisto requieren un lugar para exponer ideas y resultados.
- Fomenta la participación.
Las salas de juntas “grandes” inhiben la participación de los empleados, sobre todo cuando la reunión es entre 2 o 3 personas. Existe un factor psicológico que frena la comunicación. Algunas personas “sienten” la presión de un espacio confinado pero este tipo de espacios más «reservados» fomentan a la participación del empleado.
- Son menos costosos.
Los team-backs reducen costos a la hora de construir o remodelar oficinas. No existe la necesidad de tener salas cerradas que cuestan más y generan mayores costos de operación.
- Eficiencia.
Los huddle rooms mejoran los resultados de una junta. De alguna manera los involucrados en la reunión saben que el intercambio debe ser breve. Ya que en las salas de junta “grandes”, la gente se toma las cosas con calma y muchas veces consumen el tiempo en tomar café y galletas, sobre todo cuando las juntas son de 5 o más personas.
- Genera participación y cercanía entre participantes.
Está demostrado que en juntas “grandes” sólo hay dos o tres personas que hablan, los otros participantes se limitan a escuchar o muchas veces a hacer otras cosas que no tienen que ver con la reunión (navegar páginas web, revisar redes sociales, chatear). Esto es menos probable en un huddle room ya que la cercanía inhibe esas acciones de distracción.
Practividad y accesibilidad.
Los huddle spaces provocan cierta emoción ya que muchos empleados tienen acceso y control de tecnología que en salas grandes no les es permitido.
- Estética y funcionalidad.
Estos espacios son lugares que estéticamente resultan limpios, ya que mucha de la conectividad se resuelve inalámbricamente (WiFi, AirPlay®) y las mesas de trabajo tienen estaciones con conexiones cableadas (HDMI, VGA) para llegar al display.
- Responsabilidad.
La gente es más cuidadosa de lo que hace en un Huddle Room ya que sus acciones están prácticamente a la vista de todos. Pocos ejecutivos se atreverían a comprometer la red, a visitar sitios XXX o a jugar en línea. Menos problemas para la gente de TI.
Atrévete a innovar los espacios y crear vínculos estrechos. Contáctanos 🙂