Las reuniones Zoom pueden ser una potente herramienta cuando tienen un fundamento y una buena planificación y ejecución; no obstante, surge a menudo la idea de que son improductivas o innecesarias. Entonces, ¿por qué seguir celebrando reuniones poco útiles? ¿Cómo podemos mejorarlas?
Preparativos de la reunión
Pregúntese: «¿Es necesaria esta reunión?»
Estudie rápidamente estas preguntas para evaluar si es absolutamente necesario celebrar la reunión:
- ¿Tiene la reunión un fin u objetivo claro?
- ¿Son la colaboración y el debate abierto elementos fundamentales para conseguir mis objetivos?
- ¿Es necesario establecer un debate sobre información compleja o confidencial?
Si la respuesta es sí, es posible que el mejor formato para conseguir su objetivo sea una reunión; en caso contrario, piense si debe recurrir en su lugar al correo electrónico, a aplicaciones de mensajería instantánea o simplemente hacer una llamada.
Reduzca el número de asistentes
¿Desempeñan todas las personas de su lista de invitados una función activa para conseguir el objetivo de la reunión? Si el fin es la colaboración, trate de ceñirse a un grupo de entre cinco y siete personas; de lo contrario, puede suceder que en una llamada con varios participantes solo aporten unos pocos.
Redacte y distribuya un orden del día
El orden del día sirve para no desviar la conversación y hacer que las reuniones sean más productivas. Prepare el orden del día con tiempo y envíelo a todos los asistentes, de manera que puedan formular sus ideas y ponerse al día en el tema en cuestión.
Sus Reuniones Zoom debe tener la duración justa
Trate de mantener la duración de las reuniones en menos de 45 minutos y evite programar reuniones seguidas para dar tiempo de descanso a los asistentes. Si es necesario dedicar más de una hora (como en el caso de una sesión de planificación), establezca breves descansos para que los participantes puedan relajarse y volver al debate.
Concéntrese en la reunión
Cuando aparezca el recordatorio de que tiene una reunión, deje la tarea que tenga con la que se encuentre y dedique unos minutos a concentrarse en la reunión que va a celebrar. Beba agua, medite, escuche música o dé un paseo; cualquier cosa que le aporte energía y le permita participar sin distracciones.
DURANTE SUS REUNIONES ZOOM
Comience con un poco de charla trivial
Dedicar tiempo a establecer conexión personal suele traducirse en un mejor resultado de la reunión. Establezca el tono correcto con un poco de charla acerca del fin de semana o preguntando cómo están los demás antes de abordar temas importantes.
Participe de forma activa en la reunión
Los asistentes tendrán un motivo para conectar la cámara si usted hace que la conversación sea activa y que todos tengan oportunidad para hablar. Fomente la participación llamando a todos por su nombre. El cambio frecuente de vistas,
como por ejemplo pasar de uso compartido de pantalla a vista de galería o destacada, también puede ayudar a mantener la atención de los asistentes.
Interactúe como asistente
Evite hacer varias tareas a la vez o cambiar de una pestaña a otra para agilizar al máximo su capacidad de interacción y participación. Demuestre su interés por la presentación utilizando elementos de reacción en reuniones. Si no desea interrumpir, comparta sus comentarios a través del chat de la reunión.
Siga estrictamente el orden del día
Cuando la conversación derive hacia otros temas, adopte un tipo de comunicación formal que sirva para retomar el objetivo en cuestión. Sugiera posponer las conversaciones no relacionadas con el tema y continuarlas una vez desconectados para poder mantener el hilo de la reunión.
Favorezca la integración
Las mujeres y las personas de color suelen ser objeto de prejuicios en el trabajo que surgen de forma inconsciente, y las reuniones virtuales pueden aumentar estas desigualdades. Tenga en cuenta quién habla y a quién se le habla, y trate de hacer que no exista ninguna desigualdad a la hora de participar en el debate.
Seguimiento posterior a la celebración de la reunión
Envíe un resumen de elementos e intervenciones destacadas
Utilice grabaciones de reuniones, transcripciones y aplicaciones para tomar notas para poder enviar un resumen de elementos importantes a todos los interesados. Así, todos pueden estar informados sin dedicar toda la jornada a asistir a reuniones.
Ofrezca nuevas oportunidades para aportar elementos de interés
Al enviar notas o grabaciones, solicite comentarios o aportaciones adicionales. De este modo, se crea un entorno más inclusivo para aquellas personas que no se sientan cómodas al intervenir en una reunión o para quienes no pudieron asistir.
Evalúe y cancele reuniones innecesarias
Evalúe las reuniones, sobre todo las que incluyan muchos asistentes, tras su celebración para asegurarse de que siguen cumpliendo su objetivo previsto. En caso contrario, reduzca su duración o frecuencia, o incluso cancélelas.
Fuente: Zoom.us