A continuación, te daremos unos consejos que puedes aplicar antes, durante y después de una reunión en línea para que ésta sea efectiva y significativa para los participantes. Pero iniciemos por los primeros puntos previo a la reunión.
Sea cual sea el software que utilices para la realización de tus reuniones en linea, estos puntos harán el cambio.
Preparación, antes de la reunión en línea.
Como en cualquier reunión, es importante programar la reunión e invitar a los participantes; pero establecer la fecha con suficiente anticipación y no un encuentro de último minuto permitirá bloquear el tiempo y permitir que los demás tengan tiempo para preparar los materiales.
Puedes enviar una invitación por correo electrónico con la información de la reunión y cualquier documentación de respaldo a todos sus participantes. La invitación debe incluir una URL personalizada, en la que pueden hacer clic para unirse a su reunión o, al menos, una guía rápida con los pasos para unirse.
Establezca una agenda por adelantado: Si se trata de una reunión con muchas personas que inician sesión en Zoom Reuniones y su agenda debe mostrar el tiempo para mantenerse en ritmo como moderador. Incluya la agenda de la reunión en la invitación del calendario.
Asignar roles: Además de pensar a través del propósito, cumplir con las normas, los materiales, la agenda del facilitador, los aspectos técnicos, la programación y la comunicación, también debe asignar roles.
Identifique a diferentes personas para que asuman diferentes roles para ayudar a mantener la reunión en el buen camino. Los roles pueden incluir:
- Facilitador / moderador: diseña y facilita la reunión
- Tomador de notas: toma notas / notas para llevar y las envía por correo electrónico a todos justo después de la reunión
- Soporte técnico: solución de problemas técnicos
- Facilitador de grupos pequeños: alguien que puede ayudar si la reunión virtual se divide en pequeñas salas virtuales.
- Cronometrado
Practica con la tecnología: Asegúrese de poder navegar por la plataforma de reuniones con confianza y utilizar las funciones que necesita para su reunión, y prepare algunos planes de contingencia con algunos participantes, ya que invariablemente la tecnología le fallará en un momento clave.
Sala de juntas para reuniones en línea.
Prepare las notas de la reunión: en una reunión cara a cara, puede parecer poco profesional leer las notas y parecer escritas. Pero cuando eres el único en la habitación y tu computadora portátil abierta, puedes preparar notas y mantenerlas cerca de ti en tu escritorio para asegurarte de que no te pierdas ningún punto importante.
Encuentre una ubicación silenciosa: busque una ubicación o habitación que proporcione un ruido de fondo mínimo. Para esto es ideal determinar una sala para ello.
Reduce las distracciones: aconsejaría cerrar la sesión por completo o configurar tu estado en «no molestar» a cualquier software de apartado de sala.Además de la posibilidad de que los participantes vean los mensajes instantáneos que recibe durante la reunión, tener mensajes emergentes puede causar distracción.
Además, solicite a los participantes que silencien sus teléfonos celulares, los dejen de lado o salgan para tomar una llamada.
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