Cada equipo remoto siguen buscando maneras de mejorar la forma de trabajo a través de nuevas herramientas, compartir archivos, gestionar proyectos y tiempo, es por ello que compartimos algunas maneras de facilitar el trabajo en línea y colaboración con el demás equipo.
1.- Herramientas de comunicación eficaces.
Quizás las más utilizadas de todas las herramientas de comunicación recientes son las herramientas de conferencia remota y las plataformas de mensajería instantánea.
Las herramientas de conferencias remotas le permiten realizar reuniones de equipo en línea, seminarios web, presentaciones y sesiones de capacitación con facilidad. Asegúrese de obtener herramientas que ofrezcan video y audio de alta calidad y que le brindan varias opciones. Además de poder grabar sesiones para su posterior reproducción y evaluación.
Si administra un equipo pequeño o trabaja con autónomos, elija herramientas de conferencias web fáciles de usar que envíen a los participantes un enlace para llevarlos directamente a cualquier reunión que necesite realizar. De esa manera, no se requiere tiempo de inactividad para aprender un nuevo sistema. Esto es excelente si trabaja con profesionales capacitados cuyas fortalezas no residen en la tecnología.
Mensajería instantánea es popular en todo el mundo. Ahora ha superado a los SMS en términos de número de usuarios y se prevé que el uso continúe aumentando rápidamente.
Las herramientas de mensajería instantánea (IM) también son las favoritas de muchas empresas cuando trabajan de forma remota. La mayoría ofrece chat grupal, mensajería directa y llamadas de voz, además de compartir pantalla. Puede configurar canales privados o abiertos en su espacio de trabajo e invitar a personas a compartir archivos, chatear en vivo y cargar imágenes.
2.- Herramientas de Colaboración y uso compartido de archivos.
Las herramientas de colaboración permiten a los miembros del equipo remoto ver y editar documentos, así como crear documentos de texto, hojas de cálculo y presentaciones. Las buenas herramientas para compartir archivos también permiten a los usuarios editar documentos al mismo tiempo, con todos los cambios almacenados y rastreables.
La mayoría de las herramientas de colaboración son fáciles de usar y le permiten compartir archivos grandes de forma rápida y sencilla. Todo lo que necesita hacer es simplemente cargar un archivo y puede compartir el acceso con un equipo.
La colaboración remota que es tan efectiva como trabajar codo con codo bajo un mismo techo vale la pena el desembolso.
3.- Herramientas de Gestión de Proyectos.
Las herramientas de gestión de proyectos son populares porque funcionan en muchos niveles tanto para los directores de proyectos remotos como para los miembros del equipo. Las mejores herramientas en esta área lo ayudan a estar al tanto de cómo progresan las diferentes tareas. Puede asignar tiempo para diferentes proyectos y asegurarse siempre de que todo se mantenga por buen camino.
Las herramientas son generalmente fáciles de usar, pero algunos encuentran que las versiones gratuitas son restrictivas en términos de funciones de informes en profundidad. La actualización a un plan de negocios puede costarle un poco más (ya sea para el usuario o para un equipo), pero prometen aumentar la productividad y facilitar el trabajo en equipo.
Opte por una herramienta de gestión de proyectos que le permita almacenar documentos del proyecto junto con notas, descripciones y hojas de ruta. Otras características útiles a tener en cuenta son los sistemas que le permiten hacer referencia, insertar, formatear, diseñar y compartir archivos, así como hacer uso de plantillas y realizar un seguimiento de los cambios.
Además, si tiene ciertos documentos que desea mantener en secreto, opte por una herramienta que le permita asignar permisos y mantener la información clave privada de los usuarios que no requieren acceso.
4.- Herramientas de Seguimiento del Tiempo para tu equipo remoto
Las herramientas de seguimiento del tiempo le permiten establecer objetivos claros para los miembros del equipo. Puede usarlos para eliminar la confusión sobre quién está haciendo qué y cuándo. Esto es particularmente útil cuando está trabajando en muchas tareas al mismo tiempo.
Las herramientas de seguimiento del tiempo pueden brindarle una visión alta de cualquier posible contratiempo en el día a día. También le permiten crear estrategias a más largo plazo para ayudarlo a trabajar de manera más eficiente. Estas herramientas ayudan a su personal a ser más responsable y a comunicar el progreso hacia los plazos.
Existen numerosas herramientas útiles que le permiten realizar un seguimiento del tiempo que usted y sus trabajadores dedican a los proyectos. A partir de ahí, también simplifican el análisis de la eficiencia con la que todos trabajan. La mayoría de las herramientas se pueden utilizar en varios dispositivos, incluidos los teléfonos inteligentes, y son especialmente útiles para realizar un seguimiento de las tarifas por hora de los empleados para garantizar un pago preciso.
El futuro parece cada vez más remoto, en más de un sentido. Sin embargo, esto no tiene por qué ser algo malo, al menos no cuando se trata de colaborar a distancia. Siempre que utilice las mejores herramientas de trabajo remoto, podrá aumentar la productividad, ayudar a mejorar las relaciones con los clientes y crear un lugar de trabajo virtual positivo.