Preparativos de la reunión

Pregúntese: «¿Es necesaria esta reunión?» 

Estudie rápidamente estas preguntas para evaluar si es absolutamente  necesario celebrar la reunión: 

• ¿Tiene la reunión un fin u objetivo claro? 
• ¿Son la colaboración y el debate abierto elementos fundamentales  para conseguir mis objetivos? 
• ¿Es necesario establecer un debate sobre información compleja o  confidencial? 

Si la respuesta es sí, es posible que el mejor formato para conseguir su  objetivo sea una reunión; en caso contrario, piense si debe recurrir en su lugar  al correo electrónico, a aplicaciones de mensajería instantánea o simplemente  hacer una llamada.

Reduzca el número de asistentes

¿Desempeñan todas las personas de su lista de invitados una función activa  para conseguir el objetivo de la reunión? Si el fin es la colaboración, trate de  ceñirse a un grupo de entre cinco y siete personas; de lo contrario, puede  suceder que en una llamada con varios participantes solo aporten unos pocos.

Redacte y distribuya un orden del día

El orden del día sirve para no desviar la conversación y hacer que las  reuniones sean más productivas. Prepare el orden del día con tiempo y envíelo  a todos los asistentes, de manera que puedan formular sus ideas y ponerse al  día en el tema en cuestión.

Sus Reuniones Zoom debe tener la duración justa

Trate de mantener la duración de las reuniones en menos de 45 minutos y evite  programar reuniones seguidas para dar tiempo de descanso a los asistentes. Si  es necesario dedicar más de una hora (como en el caso de una sesión de  planificación), establezca breves descansos para que los participantes puedan  relajarse y volver al debate. 

Concéntrese en la reunión

Cuando aparezca el recordatorio de que tiene una reunión, deje la tarea que tenga con la que se encuentre y dedique unos minutos a concentrarse en la  reunión que va a celebrar. Beba agua, medite, escuche música o dé un paseo;  cualquier cosa que le aporte energía y le permita participar sin distracciones. 

DURANTE SUS REUNIONES ZOOM

Comience con un poco de charla trivial

Dedicar tiempo a establecer conexión personal suele traducirse en un mejor  resultado de la reunión. Establezca el tono correcto con un poco de charla  acerca del fin de semana o preguntando cómo están los demás antes de  abordar temas importantes. 

Participe de forma activa en la reunión

Los asistentes tendrán un motivo para conectar la cámara si usted hace que la  conversación sea activa y que todos tengan oportunidad para hablar. Fomente  la participación llamando a todos por su nombre. El cambio frecuente de vistas,  

como por ejemplo pasar de uso compartido de pantalla a vista de galería o  destacada, también puede ayudar a mantener la atención de los asistentes.

Interactúe como asistente

Evite hacer varias tareas a la vez o cambiar de una pestaña a otra para agilizar  al máximo su capacidad de interacción y participación. Demuestre su interés  por la presentación utilizando elementos de reacción en reuniones. Si no desea  interrumpir, comparta sus comentarios a través del chat de la reunión. 

Siga estrictamente el orden del día

Cuando la conversación derive hacia otros temas, adopte un tipo  de comunicación formal que sirva para retomar el objetivo en cuestión. Sugiera  posponer las conversaciones no relacionadas con el tema y continuarlas una  vez desconectados para poder mantener el hilo de la reunión. 

Favorezca la integración

Las mujeres y las personas de color suelen ser objeto de prejuicios en el  trabajo que surgen de forma inconsciente, y las reuniones virtuales pueden  aumentar estas desigualdades. Tenga en cuenta quién habla y a quién se le  habla, y trate de hacer que no exista ninguna desigualdad a la hora de  participar en el debate. 

Seguimiento posterior a la celebración de la reunión

Envíe un resumen de elementos e intervenciones destacadas 

Utilice grabaciones de reuniones, transcripciones y aplicaciones para tomar  notas para poder enviar un resumen de elementos importantes a todos los  interesados. Así, todos pueden estar informados sin dedicar toda la jornada a  asistir a reuniones.

Ofrezca nuevas oportunidades para aportar elementos de interés

Al enviar notas o grabaciones, solicite comentarios o aportaciones adicionales.  De este modo, se crea un entorno más inclusivo para aquellas personas que no  se sientan cómodas al intervenir en una reunión o para quienes no pudieron  asistir. 

Evalúe y cancele reuniones innecesarias

Evalúe las reuniones, sobre todo las que incluyan muchos asistentes, tras su  celebración para asegurarse de que siguen cumpliendo su objetivo previsto. En  caso contrario, reduzca su duración o frecuencia, o incluso cancélelas.

Fuente: Zoom.us

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